Tips Manajemen Waktu Produktif
Tulisan ini merupakan bagian dari 30 Hari Tantangan Ramadhan. Edisi Hari Ketujuh, 30 Days Ramadhan Challenge Day #7
Salah satu tantangan terbesar bagi saya adalah manajemen waktu agar bisa lebih produktif. Saat berdiskusi dengan team Excellent, saya sering memikirkan bahwa Pak Chairul Tanjung yang punya bisnis besar atau Bill Gates yang bisnisnya mendunia punya kesamaan dengan kita dalam hal waktu, yaitu memiliki 24 jam sehari.
Namun, mengapa mereka sukses dan kita belum? (bukan nggak ya, melainkan belum, hehehe…)
Kadang ada yang bilang, “Ya karena mereka punya staff sehingga mereka bisa mendelegasikan pekerjaan dan tanggung jawab pada staffnya”
Padahal, memiliki staff atau anak buah itu privilege mereka setelah melewati masa-masa awal. Saat awal, tentu ada kemampuan manajemen waktu mereka yang bisa kita pelajari.
Dalam konteks saya pribadi, saya memiliki list pekerjaan harian yang harus rutin saya lakukan setiap harinya. Contohnya selama Ramadhan ini, kegiatan saya mulai dari olah raga, menulis artikel, shalat tarawih, belajar bahasa asing, mengecek pekerjaan kantor, mengecek pekerjaan di kebun, menonton video inspirasi, minum obat, baca koran atau majalah, membuat video dan lain sebagainya.
Berikut adalah beberapa tips yang saya lakukan agar pengelolaan waktu lebih efisien dan lebih efektif dalam menyelesaikan pekerjaan:
- Membuat catatan semua pekerjaan baik pekerjaan rutin maupun non rutin. Saya membuat catatan itu di catatan pribadi dan salinannya saya buat di Telegram dan di text editor.
- Membuat todo list pada aplikasi Asana. Saya memasukkan list pekerjaan satu persatu, memberikan setting mana pekerjaan yang berulang (seperti belajar bahasa asing setiap hari) dan mana yang selesai langsung. Saya juga memisahkannya kedalam beberapa project terpisah.
Misalnya untuk pekerjaan terkait kantor, ada project “Excellent & Aktiva”, kemudian ada project “Zeze Zahra” untuk pekerjaan terkait usaha pertanian. Ada juga project Kuliah untuk pengelompokkan to do list terkait tugas kuliah, project Yayasan terkait pekerjaan yang bersangkutan dengan yayasan Ultima Insani Madania.
Didalam project, saya juga membuat section untuk grouping pekerjaan. Misalnya di Yayasan Ultima, ada section untuk pembuatan taman bacaan dan ada section untuk pembuatan greenhouse. Contoh lain untuk kuliah, ada section mata kuliah masing-masing dan ada section untuk penyelesaian thesis/final project. - Membuat kategori pekerjaan sesuai dengan kategori waktu. Secara umum saya membagi hari kedalam 4 bagian waktu, yaitu sebelum jam 6 pagi, antara jam 6 pagi sampai jam 12, antara jam 12 sd jam 6 sore dan antara jam 6 sore sampai malam.
Misalnya untuk olahraga, membaca artikel, belajar bahasa asing, menimbang berat badan dan menulis blog, saya masukkan ke dalam kategori sebelum jam 6 pagi. Ini agar pekerjaan tersebut tidak tabrakan dengan rutinitas pekerjaan di kantor.
Saya memilih untuk melakukan pekerjaan tertentu seperti olahraga atau menulis artikel di pagi hari, karena jika seandainya meleset, saya masih punya waktu luang diperiode lainnya. Selain itu, menyelesaikan diawal akan membuat saya memiliki tabungan waktu, daripada menumpuk pekerjaan di waktu sore atau malam. - Melakukannya secara paralel. Ada kalanya saya melakukan pekerjaan secara simultan bersamaan dengan pekerjaan yang lain. Misalnya saya membaca tulisan pak Dahlan Iskan (Disway) saat saya mengeringkan badan setelah mandi. Saya juga kerap mendengarkan podcast bisnis atau belajar bahasa asing saat mengantar puteri bungsu ke sekolah.
Dengan melakukan pekerjaan secara paralel, saya bisa menghemat waktu karena dalam satu waktu, saya bisa menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus - Konsisten dan melakukan review secara berkala. Adakalanya kita lupa update pekerjaan atau ada pekerjaan yang terlewat. Tidak apa-apa, itu manusiawi, namun dengan syarat bahwa kita tetap berkomitmen untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Manajemen waktu ini merupakan proses sepanjang hayat, jadi bukan sekedar membuat perencanaan lantas kemudian berpuas diri dan tidak pernah mengeceknya lagi.
Apakah saya selalu sukses dengan rencana saya? Nggak juga. Namanya manusia, adakalanya lupa atau merasa capek. Meski demikian, kita bisa memperbaiki kesalahan yang ada sekaligus meningkatkan kualitas kehidupan kita secara bertahap sesuai dengan memampuan. Kita juga bisa belajar manajemen waktu lebih baik dengan mengacu pada pengalaman dan melihat contoh dari orang lain yang sudah berhasil.
