Blog VavaiSerendipity of Life
Genchi Genbutsu (現地現物) dan Implementasi IT di Lapangan
Genchi Genbutsu (現地現物)artinya pergi dan lihat sendiri. Terkenal sebagai salah satu falsafah manajemen yang mendasari prinsip Toyota Way, Genchi Genbutsu semestinya menjadi prinsip utama jika kita menginginkan implementasi suatu rencana berhasil dijalankan atau jika kita ingin melakukan optimalisasi dan improvement atas suatu sistem yang sedang berjalan.
2 hari terakhir ini saya berada disalah group perusahaan yang berada di Tanjung Priok. Meski satu group, pola sistem dan main businessnya agak sedikit berbeda sehingga sistem yang diterapkan dikantor Cakung Cilincing perlu penyesuaian yang cukup besar. Jika di Cakung Cilincing bisnis utama adalah dibidang Tempat Penimbunan Pabean (TPP), kantor yang ada di daerah Tanjung Priok ini fungsi utamanya adalah TPS atau Tempat Penimbunan Sementara, yaitu tempat barang-barang dari Pelabuhan di terima sebelum didistribusikan ke masing-masing consignee.
Perbedaan utama adalah dari segi trafik. Di TPP, barang bisa disimpan berbulan-bulan hingga bertahun-tahun sedangkan di TPS, barang seringkali tidak membutuhkan waktu lebih dari 1 hari disimpan di Gudang. Sebagian barang malah hanya menjadikan TPS sebagai tempat cross-dock, tempat perpindahan dari proses bongkar dari container / trailer untuk kemudian dimuat kembali ke truk-truk consignee yang berukuran lebih kecil.
Trafik yang tinggi ini tentu saja membutuhkan kesiap sediaan sistem yang lebih padu dan lebih responsif. Ketika 2 hari yang lalu saya menerima telepon mengenai sistem yang kurang responsif dan pada gilirannya mengganggu opersionalisas secara keseluruhan, saya langsung memilih pendekatan Genchi Genbutsu dengan datang langsung ke lokasi dan kemudian memperhatikan kegiatan operasional yang dilakukan.
Dari 2 hari observasi disini saya bisa mendapatkan fakta yang sulit didapatkan jika hanya menerima laporan dari staff saya. Dari sekian banyak masalah yang mengganggu kelancaran sistem, ada beberapa hal sepele yang terjadi, seperti masalah listrik yang kurang stabil, kesalahan ketik maupun kesalahan tulis hingga kurangnya komunikasi antar bagian. Masalah yang lebih bersifat teknis adalah optimalisasi database MySQL Server dimana saya harus meningkatkan parameter jumlah maksimum koneksi karena beberapa kali terjadi kemacetan sistem akibat “Too many Connection“. Selain meminta staff programmer melakukan clean-up coding yang digunakan, saya juga memperhatikan tingkat utilisasi database MySQL Server yang berjalan di Server IBM dengan sistem operasi openSUSE 11.1 64 bit.
Pengguna utama sistem bukanlah workstation yang digunakan sebagai terminal input melainkan perangkat mobile PDT (Portable Data Terminal) yang memiliki kemampuan scan barcode. PDT ini sama persis seperti PDA hanya saja mampu melakukan scan barcode dan lebih rugged (kuat dan tahan banting) karena memang disiapkan untuk industri. Akses utama PDA ini menggunakan wireless LAN sehingga Access Point bertebaran diberbagai sudut warehouse.
Ketika kemarin ada beberapa kendala koneksi, saya mencoba menelusurinya satu persatu bersama salah seorang staff Technical Support sampai menemukan ada salah satu Access Point yang bertindak sebagai bridge namun setting Gateway-nya looping ke Access Point lain yang sudah dipindah.
Hal mendasar lain yang bisa didapatkan dari proses Genchi Genbutsu adalah soal utilitas dan penggunaan sistem. Staff programmer saya bisa belajar banyak mengenai fungsionalitas sistem karena ia berhadapan langsung dengan implementasi dilapangan. Aplikasi yang diimplementasi dan diadaptasi dari penggunaan dilapangan memang lebih tepat guna daripada aplikasi yang banyak aspek kosmetikanya.
Mudah-mudahan sistem ini bisa berjalan lancar sehingga keberangkatan saya ke Surabaya untuk memberi training Zimbra Mail Server pada hari Minggu 16 Agustus 2009 di Surabaya bisa berjalan lancar.
Bagi anda yang selama ini lebih banyak melakukan analisa dari belakang meja, Genchi Genbutsu merupakan inspirasi yang menarik untuk diimplementasikan.
jarwadi August 15th, 2009, 7:52 am
wah, saya perlu membaca berlulang, ijin mem bookmark halaman ini ya mas Vavai
thanks banget