Team untuk Administrasi & Dokumentasi Sistem : Penting Namun Kerap Terlupakan

Setelah menjalani wirausaha dibidang IT selama kurang lebih 6 bulan (sebenarnya lebih lama, namun saya fokus dan full berwirausaha sejak awal tahun 2011), salah satu hal yang kerap membuat saya kedodoran adalah dalam hal administrasi dan dokumentasi.

Administrasi yang dimaksud adalah dalam hal korespondensi dengan pihak klien, menyangkut pembuatan proposal, respon terhadap proposal, follow up pertanyaan klien, komunikasi tentang masalah di klien dan lain sebagainya. Secara teknis hal ini bisa dikerjakan oleh saya maupun staff di Excellent namun karena disambi dengan pekerjaan teknis, hasilnya saya rasakan kurang maksimal.

Sejak awal saya memahami bahwa pekerjaan single fighter tidak akan membawa hasil yang optimal, karenanya saya sengaja merekrut staff setelah saya rasakan cukup mampu untuk itu, namun masalahnya staff-staff yang saya rekrut kebanyakan punya pengalaman disisi teknis dan kurang responsif dalam urusan administrasi.

Contoh awal misalnya mengenai permintaan proposal. Proposal untuk lisensi Zimbra mail server misalnya, tidak mudah untuk dibuat. Pertama untuk price list terkini mesti melakukan update pada pihak Zimbra, agar tidak terjadi kesalahan harga. Yang kedua soal matriks harga. Ada perbedaan antara biaya lisensi untuk perusahaan swasta dengan lembaga pemerintah dan dunia pendidikan/sekolah. Ketiga dari sisi jenis lisensi, ada lisensi 1 tahun, 2 tahun, 3 tahun dan perpetual. Belum lagi adanya skema khusus, misalnya lisensi perpetual wajib membeli lisensi SnS (Support and Services) untuk tahun pertama.

Hal lain terkait administrasi adalah tindak lanjut permintaan klien dari sisi administrative, misalnya untuk pengurusan pajak dan proses payment. Jika tidak hati-hati disisi awal saat pembuatan proposal, bisa-bisa jatuhnya nanti kerja bakti karena banyaknya potongan pajak (makanya saya bisa paham kalau para wirausahawan sebel banget sama kasus penyalahgunaan uang pajak. Uang hasil kerja keras dipotong pajak namun penggunaan uang pajak itu sendiri kurang bisa dipertanggung jawabkan. Apa kata dunia?? 😛 )

Masalah berikutnya adalah dalam hal dokumentasi sistem. Salah satu hal yang cukup sulit adalah mencari staff yang bisa menulis dokumentasi sistem dengan baik. Ia harus terbiasa menulis artikel atau tutorial, agar dokumentasi yang dibuat tidak menyesatkan klien dan juga mudah dicerna dan diikuti. Tidak semua orang yang jago sistem secara teknis mampu menulis dengan baik. Kesulitan ini ditambah dengan kenyataan, tidak semua penulis yang baik memiliki penguasaan terhadap hal teknis sistem.

Karena fokus usaha saya di Excellent adalah konsultasi sistem, Workshop/Training dan Implementasi Solusi IT, kami butuh bukan hanya penulis yang baik namun juga penulis yang menguasai hal teknis. Hal ini penting agar penyampaian materi dalam dokumentasi menyentuh aspek riil, manusiawi, tidak datar dan tidak garing 🙂 . Saya ingat sewaktu masih bekerja di manufaktur di Cikarang, pernah seorang penerjemah bahasa Jepang salah menginterpretasikan suatu kalimat/istilah khas manufaktur sehingga hasil terjemahan yang ia lakukan secara verbal (lisan) menjadi tidak komunikatif dan malah membingungkan. Hal ini harus dihindari karena memang bisa menimbulkan persoalan saat menjalankan dokumentasi yang ada.

Untuk dokumentasi, saya banyak terbantu oleh kebiasaan menulis artikel di blog, bahkan banyak sumber dokumentasi saya yang berasal dari tulisan di internet dengan penyesuaian seperlunya. Saya membiasakan diri membuat versi dokumen, sehingga jika ada hal yang perlu diupdate, saya bisa langsung menyesuaikannya. Jika sudah ada dokumentasi awal, proses perbaikan bisa berjalan lebih mudah karena kita hanya perlu proof-read dan kemudian menambahkan bagian yang tidak perlu dan menghapus bagian yang sudah tidak relevan.

Apakah masalah administrasi dan dokumentasi sistem ini membuat saya kapok berwirausaha? Tentu saja tidak. Hal ini menjadi pembelajaran agar tidak terulang di masa mendatang. Saya belajar dari pengalaman dan bertukar pikiran dengan orang-orang yang sudah terlebih dahulu menjalani proses wirausaha.

Catatan : Jika ada para pembaca yang senang menulis artikel dan merasa bisa bekerja secara remote untuk membuat dokumentasi sistem, tutorial atau panduan dan tertarik untuk menjadi guest blogger disini,  silakan menghubungi saya secara japri melalui alamat email vavai [at] vavai [dot] com.

Pin It

One thought on “Team untuk Administrasi & Dokumentasi Sistem : Penting Namun Kerap Terlupakan

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *


*